En règle générale, l’accueil téléphonique d’une entreprise est géré par une secrétaire. Cependant, certaines entreprises ou professionnels n’ont pas de salariés chargés de cette tâche ou souhaiteraient, pour d’autres raisons, pouvoir l’effectuer en externe. Dans ces cas-là, ils peuvent faire appel à un service de permanence téléphonique.
Définition de la permanence téléphonique
La permanence téléphonique à distance est un service consistant en la gestion du secrétariat d’une entreprise par un prestataire externe spécialisé dans ce domaine. Le but est de gérer les appels entrants et les demandes qui y sont liées. L’assistance informe les correspondant.es et traite leurs requêtes selon des instructions spécifiques fournies par les professionnels.
Une permanence téléphonique a également pour mission de prendre ou de transférer les messages qu’elle reçoit selon leur importance. C’est aussi elle qui va être en charge des agendas, des rendez-vous, ainsi que des réunions.
De cette manière, l’entreprise reste joignable à n’importe quel moment sans que cela impacte sa productivité. Concrètement, la permanence téléphonique s’occupe de toutes les tâches liées à la réception d’appels de l’entreprise.
Les avantages de la permanence téléphonique
La permanence téléphonique possède de nombreux avantages pour les professionnels et les entreprises.
Son bénéfice principal est tout d’abord le gain de temps. En effet, lorsque les appels sont redirigés, les salariés et le dirigeant peuvent se focaliser sur d’autres tâches. Il est aussi plus facile de rester concentré sans être interrompu par divers appels, ce qui favorise la productivité. De la même manière, dans certaines professions telles que les professions médicales, ne pas avoir à répondre au téléphone permet d’être entièrement disponible pour ses client.es ou ses patient.es. La permanence téléphonique permet, de plus, une plus grande flexibilité au niveau des horaires. Il est parfois possible d’installer cette permanence en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise et même le week-end. Il n’y a donc aucun risque de perdre un appel en cas d’indisponibilité.
Un autre grand avantage de la permanence téléphonique réside dans les économies effectuées. Elles se justifient en grande partie par l’absence de charges liées à la mise en place d’un service client interne. Externaliser cette tâche, c’est faire l’économie d’un assistant et de l’investissement bureautique qui va avec. Aussi, seul le temps effectif est facturé.
Enfin, lorsque la réponse aux appels est effectuée par des professionnels, leur disponibilité permet une meilleure relation avec les clients et l’assurance de leur fidélité. La réactivité de la réponse représente aussi un attrait pour eux.
Pour qui est faite la permanence téléphonique?
N’importe quelle entreprise peut être concernée par la permanence téléphonique. Idem pour les domaines d’activités. Le télésecrétariat vise aussi bien les grandes entreprises et les PME, les professions libérales et les artisans. Le service effectué par la permanence va être adapté à la nature de l’entreprise ainsi qu’à son type d’activité.
Par exemple, une entreprise de taille importante pourrait faire appel à une permanence téléphonique pour assurer la prise des appels pendant les week-ends ou les jours fériés. D’autre part, les TPE et PME peuvent trouver leur compte dans la fidélisation de la clientèle et dans la relation client que génère cette permanence. Enfin, une personne travaillant à son compte pourrait avoir besoin de faire assurer ce service par une entreprise spécialisée dans le cas où elle ne possèderait pas de locaux dédiés à son activité.
La solution de la permanence téléphonique convient donc tout aussi bien aux petites, moyennes et grandes entreprises qu’aux avocats, médecins libéraux ou encore aux artisans.
ADDECOM vous propose une solution adaptée et un service sur mesure pour assurer votre permanence téléphonique.