L’accueil externalisé de son standard téléphonique séduit de plus en plus d’entreprises, que ce soient les petites entreprises, les entrepreneurs ou encore les indépendants.

En effet, la gestion des appels est un point stratégique pour le développement de son entreprise. Alors, pourquoi ne pas l’externaliser avec une entreprise qualifiée pour cela ?

Les secrétaires externalisées, un véritable atout

Chaque secteur d’activité présente des besoins différents, la gestion de la réception des appels peut devenir un point stratégique primordial.

Certains standards privilégient la quantité aux dépens de la qualité, ils n’hésitent pas à mettre en attente plusieurs prospects en même temps. Cependant, cela peut fortement impacter la relation commerciale de l’entreprise. Les enjeux commerciaux autour de l’image de l’entreprise sont très nombreux.

Le métier de secrétaire évolue, la quantité d’appels augmente tout comme l’exigence des clients. C’est donc pour cela que des secrétaires externalisées sont formées en permanence pour gérer et assurer le service client au point qu’elles concurrencent très facilement les standards classiques des structures professionnelles.

assistant virtuel

 

Le télésecrétariat, quels bénéfices ?

La gestion de la relation client comporte avant tout deux points primordiaux : la réactivité et un premier contact réussi. Ces deux points sont indispensables pour conquérir des clients potentiels et fidèles.

Les plateformes d’accueil téléphonique possèdent des équipes qualifiées pour répondre à toutes demandes spécifiques (prise de rendez-vous, orientation d’appels vers des services, réponses à des supports, gestion d’agenda…). Ces équipes sont personnalisables en fonction de votre activité et de vos besoins.

Le télésecrétariat est équipé pour répondre à plusieurs appels en même temps afin de réduire le temps d’attente. On se retrouve donc avec plusieurs correspondants en simultané, mais un seul appel à la fois par agent d’accueil.

Un autre avantage, cette fois sur le plan financier : le fait de recourir au télésecrétariat permet de réduire les charges sociales car, cela évite aux sociétés d’embaucher des CDD et permet d’assurer l’intérim, notamment pour des missions ponctuelles qui ne demandent aucune formalité administrative.

Sur le plan financier, le télésecrétariat chez Addecom est également très avantageux car les tarifs se situent à partir de 99€/HT par mois.

 

Les nouveaux services de permanence téléphonique

La permanence téléphonique est plus simple à mettre en place, plus modulable et surtout plus abordable. Elle offre une solution de prise de message et vous permet ainsi de ne plus jamais rater aucun appel. En effet, vos clients sont sûrs d’avoir un interlocuteur au bout du fil, sans tomber sur la messagerie.

Vous choisissez vos besoins :

  • Possibilité d’une large plage de réception d’appel (sur une amplitude horaire journalière de 8h à 19h )
  • La gestion d’un organigramme
  • Le choix d’être disponible ou non selon les heures
  • Un compte rendu de chaque appel reçu

 

Des services très flexibles

Le télésecrétariat et la permanence téléphonique sont des services très flexibles, on peut souvent se demander comment les utiliser.

Ils peuvent par exemple s’occuper de débordements d’appels et vous aider à gérer chaque prospect. Les standardistes peuvent également accueillir vos appels avec des indications précises : selon les heures, selon la provenance… Mais également la possibilité que vous ne receviez que les appels qui vous intéressent : les appels d’urgence par exemple.

Vous pouvez ainsi travailler sans être dérangé. Cependant, vous restez maître de choisir quand vous souhaitez réceptionner les appels, en effet, vous gardez la possibilité de récupérer les appels à n’importe quel moment.

 

Un gain de productivité

Chaque entreprise a dorénavant la possibilité d’externaliser ses appels de façon ponctuelle ou permanente grâce à un télésecrétariat composé de secrétaires formées et spécialisées dans l’accueil téléphonique à destination des professionnels.

L’objectif premier du télésecrétariat va être de désengorger les flux d’appels entrants et d’accueillir ces appels avec le plus grand soin.

Vous pouvez ainsi vous consacrer pleinement à votre travail sans avoir à gérer un flux important d’appels. Vos clients seront accueillis avec soin et auront ainsi une bonne image de la relation client de votre entreprise.

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